Actions

Pitkäaikaissäilytys

From Digitoinnin laadunhallinta

Pysyvästi säilytettävät aineistot tulisi tallentaa asianmukaisiin kokoelmahallintajärjestelmiin, joissa on varmennusjärjestelmät pysyvälle säilytykselle. Tällaiset järjestelmät eivät kuitenkaan takaa digitaalisten aineistojen säilyvyyttä pitkällä tähtäimellä, kymmenien tai satojen vuosien ajan.

PAS-palvelu

Yksittäiselle organisaatiolle varautuminen pitkäaikaiseen säilyttämiseen on hyvin haastavaa sekä henkilöresurssien että kustannusten kannalta. Organisaatio voi ratkaista tämän haasteen liittymällä OKM:n tarjoaman, kulttuuriperinnön säilyttämiseen keskittyvään pitkäaikaissäilytyspalveluun (PAS-palvelu).

Pitkäaikaissäilyttämisen tasot

Oheinen taulukko on alun perin National Digital Stewardship Alliancen (NDSA)  pitkäaikaissäilyttämisen eri tasoja kuvaava luokitus. NDSA on kansainvälinen, satojen kulttuuriperinnön pitkäaikaissäilytykseen keskittyvien organisaatioiden yhteenliittymä. Englanninkielinen luokitus on saatavilla NDSA:n verkkosivuilla. Luokituksen virallinen, NDSA:n hyväksymä suomennos on toteutettu PAS-yhteistyöryhmässä.

Luokituksen avulla museo (tai muu toimija) voi arvioida omaa kykyään säilyttää aineistoja. Sen voi nähdä myös ohjeena, miten toimia aineiston säilyvyyden varmistamiseksi lyhyellä ja pitkällä aikavälillä. Yksittäisellä organisaatiolla ei välttämättä ole omia resursseja tasojen kolme tai neljä saavuttamiseksi. Tällöin kansalliseen PAS-palveluun liittyminen voi olla hyvä ratkaisu.

Toiminnallinen alue Taso 1 (tunne aineistosi) Taso 2 (Suojaa aineistosi) Taso 3 (Tarkkaile aineistoasi) Taso 4 (Ylläpidä aineistoasi)
Tallennus Pidä kahta täydellistä kopiota erillisissä sijainneissa

Dokumentoi kaikki tallennusalustat, joille aineistoa on tallennettu

Käytä vakaita aineiston tallennustapoja
Pidä kolmea täydellistä kopiota, joista ainakin yksi on maantieteellisesti eri paikassa

Dokumentoi tallennustavat ja -alustat ilmaisten niiden toimiakseen vaatimat resurssit ja riippuvuudet
Pidä ainakin yhtä kopiota eri maantieteellisessä sijainnissa jonka onnettomuusriskit ovat erilaiset kuin muilla kopioilla

Pidä ainakin yhtä kopiota eri tallennusalustalla

Seuraa tallennustapojen ja -alustojen vanhenemista
Pidä ainakin kolmea kopiota eri maantieteellisissä sijainneissa, joissa onnettomuusriskit ovat keskenään erilaiset

Maksimoi tallennustapojen vaihtelevuus välttääksesi yksittäisten vikaantumiskohteiden syntymisen

Suunnittele ja toteuta tallennuslaitteistojen, -ohjelmistojen ja -alustojen vanhenemisen ratkaisemiseksi tarvittavat toimenpiteet
Eheys Varmista aineiston eheys, jos eheystieto on toimitettu aineiston mukana

Luo eheystieto, jos sitä ei ole toimitettu aineiston mukana

Virustarkasta kaikki aineisto; eristä aineisto tarpeen mukaan karanteeniin
Varmista aineiston eheys, kun aineistoa siirretään tai kopioidaan

Käytä kirjoitussuojausta, kun hyödynnät alkuperäistä tallennusalustaa

Varmuuskopioi eheystieto ja tallenna tehty kopio eri sijaintipaikkaan kuin aineisto
Tarkasta aineiston eheys säännöllisin väliajoin

Dokumentoi eheystietotarkastuksen prosessit ja tulokset

Arvioi eheystiedon laatu tarvittaessa
Tarkasta aineiston eheys erityisten tapahtumien tai toimenpiteiden jälkeen

Korvaa tai korjaa korruptoitunut aineisto tarvittaessa
Valvonta Määrittele ne henkilöt ja ohjelmistot, joilla tulisi olla oikeus lukea, kirjoittaa, siirtää ja poistaa aineistoa Dokumentoi ne henkilöt ja ohjelmistot, joilla on oikeus lukea, kirjoittaa, siirtää ja poistaa aineistoa Ylläpidä lokeja yksilöiden henkilöt ja ohjelmistot, jotka tekivät toimenpiteitä aineistolle Katselmoi toimenpide- ja pääsylokit säännöllisin väliajoin
Metatieto Tee inventaario aineistosta dokumentoiden myös nykyiset tallennuspaikat

Varmuuskopioi inventaario ja tallenna siitä ainakin yksi kopio erilleen aineistosta
Tallenna riittävästi metatietoa tietääksesi, mitä aineisto on (tämä voi sisältää jonkin yhdistelmän seuraavista: säilytysmetatieto sekä hallinnollinen, tekninen, kuvaileva ja rakenteellinen metatieto) Määrittele käytettävät metatietostandardit

Paikanna ja täydennä metadatasi puutteet, jotta näiden standardien vaatimukset täyttyvät
Kirjaa aineistoon liittyvät säilytystoimenpiteet ajankohtineen

Implementoi valitut metatietostandardit
Aineisto Dokumentoi tiedostomuodot ja muut oleelliset aineistoa koskevat ominaisuudet mukaan lukien miten ja milloin ne tunnistettiin Verifioi tiedostomuodot ja muut oleelliset aineistoa koskevat ominaisuudet

Luo suhteet aineistontuottajiin kannustaaksesi kestäviin tiedostomuotojen valintoihin
Huomioi muutokset ja vanheneminen teknologioissa, joista aineisto on riippuvainen Tee migraatioita, normalisointeja, emulointia ja muita samankaltaisia toimenpiteitä, jotka takaavat aineiston saatavuuden