Digitoinnin ja työnkulkujen suunnittelu

Digitointi tulee suunnitella hyvin, jotta prosessista muodostuu sujuva ja tehokas. Tässä luvussa esitellään lähtökohtia ja suuntaviivoja digitoinnin ja sen parhaiden mahdollisten työnkulkujen suunnitteluun.

Digitoinnin suunnittelussa huomioitavaa

Projektin tavoitteet

• Mitä aineistoja digitoidaan?
• Mitä laatutasoa digitoinnissa tavoitellaan?
• Missä aikataulussa projektin pitää valmistua?

Organisaation valmiudet tavoitteiden saavuttamiseen

• Henkilöstöresurssit (aineistojen valmistelu / puhdistus / konservointi / luettelointi / digitointi)
• Käytettävissä oleva aika
• Henkilöstön digitointitaidot
• Fyysinen tila
• Digitointilaitteet
• Rahoitus
• Pitkäaikaissäilytys
• Valmiudet huomioida laadunhallinta julkaisussa ja jatkokäytössä

Oma työ vs. ulkoistaminen?

Digitointia ei tulisi käynnistää ilman asianmukaisia resursseja. Riittämättömin resurssein toteutettu digitointi voi tuottaa tuloksia, joilla ei ole pitkäaikaista arvoa, tai se voi johtaa jopa kokoelmien vahingoittumiseen tai menettämiseen.

Jos organisaation valmiudet todetaan riittämättömiksi, voi olla parasta ulkoistaa digitointityö. Tämä voi osoittautua jopa kustannustehokkaaksi ratkaisuksi.

Digitoinnissa tavoitellun laatutason, sen seurannan sekä digitoijien ammattitaitoisuuden tulisi olla mukana digitoinnin ostopalveluiden vaatimusmäärittelyissä.

Projektinhallinta

Projektinhallinta on ratkaisevan tärkeää: tulisi luoda dokumentoidut käytännöt työn edistymisen mittaamiseen. Laadunhallintaa, seurantaa ja arviointia tulisi toteuttaa tämän ohjeistuksen mukaisesti. On suositeltavaa pitää kirjaa sekä digitoinnin laadusta että määrästä. Digitoijan tulisi ilmoittaa projektin johdolle tavoitellun laatutason saavuttamiseksi tarvittavista muutoksista.

Työnkulun suunnitelma

• Työnkulun suunnitelmassa tulisi huomioida seuraavat:
• Aineistojen valinta
• Aineistojen kunnon arviointi
• Luettelointi
• Metatietojen luominen
• Digitointiprosessin suunnittelu
• Aineistojen puhdistus
• Digitoinnin valmistelu
• Digitointi
• Jälkikäsittely
• Digitoinnin laadunarviointi
• Originaalinen asianmukainen suojaus ja arkistointi
• Digitaalisen pitkäaikaissäilytyksen turvaaminen
• Digitoitujen aineistojen julkaiseminen ja käytettäväksi saattaminen

Digitoinnin työnkulun askeleet

Aineistojen valinta

Minkä tyyppisiä aineistoja digitoidaan ja missä järjestyksessä? Samanlaisten, määrämuotoisten aineistojen kokoaminen yhteen tekee digitointiprosessista tehokkaamman. Se voi kuitenkin luoda aineistojen ennakkokäsittelyyn (puhdistamiseen), luettelointiin, logistiikkaan sekä provenienssiin eli alkuperäisen järjestyksen säilyttämiseen liittyviä haasteita. Digitointiasetusten jatkuva muuttaminen on aikaa vievää ja häiritsevää.

Kunnon arviointi

Digitoitavien aineistojen kunto tulee arvioida. Jos ongelmia havaitaan, tulee ryhtyä asianmukaisiin toimenpiteisiin. Aineistoissa voi esimerkiksi olla terveysriskejä aiheuttavia homeongelmia, tai arvioinnissa voi paljastua muita seikkoja, jotka edellyttävät harkintaa tai toimenpiteitä ennen digitoinnin aloittamista (esimerkiksi kohdepoistot digitointitilassa). Alkuperäisaineiston kunto vaikuttaa myös digitointimenetelmien ja -tekniikoiden valintaan.

Metatiedot

Metatiedot on yleensä määriteltävä ennen digitoinnin alkua. Metatietojen laatuvaatimukset sekä pakolliset metatiedot on huomioitava digitoinnin yhteydessä. Pakolliset tekniset metatiedot on määritelty PAS-palveluissa (Kts. Säilytys- ja siirtokelpoiset tiedostomuodot). Kuvaamalla digitoitujen kuvien EXIF (Exchangeable image file format) ja/tai IPTC (International Press Telecommunications Council) -metatietoja on mahdollista hyödyntää digitoinnin yhteydessä. Lue lisää: Metatiedot.

Digitointiprosessin suunnittelu

Digitointiprosessin suunnittelu on tehokkaan projektin ydin. Sopivien digitointimenetelmien ja -tekniikoiden sekä aineistojen valinta, aineistojen kunnon arviointi ja tarvittavien metatietojen luominen on suunniteltava siten, että ne sopivat tehokkaasti yhteen myöhemmän käsittelyn kanssa. Digitointiprosessi tulisi suunnitella siten, että digitoitavaa aineistoa on valmiina jonossa odottamassa digitointia. Tämä mahdollistaa tehokkaan ajankäytön. Myös digitointityötä tekevien ja siinä avustavien henkilöiden työnkulut tulisi suunnitella.

Digitoinnin valmistelu

Aineistot on valmisteltava, puhdistettava ja niiden käsittelyssä huomioitavat erityistarpeet selvitettävä ennakkoon. Aineistojen käsittelyssä noudatetaan niille kohdennettuja käsittelysuosituksia. Aineistot kootaan työtilaan, jossa on asianmukaiset olosuhteet (Lue lisää: Työtilat). Tiedostonimiä, kuvausjärjestystä, projektin tavoitteita, yms. koskevat tiedot on pidettävä ajan tasalla ja kaikkien osallisten saatavilla.

Digitointi

Varsinaisen digitoinnin toteutus vaihtelee aineistojen objektityypin, digitoinnin tavoitteiden ja tavoitellun laatutason mukaan. Jo tässä vaiheessa huomioidaan myös tiedostojen nimeäminen sovittujen käytäntöjen mukaisesti ja pakollisten teknisten metatietojen vaatimukset.

Ennen digitoinnin aloittamista on digitoitava sopiva referenssikohde eli targetti ja analysoitava sen tulos. Jos targetin tulos ei ole hyväksyttävä, tulee tehdä tavoitellun laatutason saavuttamiseksi tarvittavat muutokset. Jos targetin tulosta ei saada hyväksyttäväksi, tulee digitoinnista vastaavien henkilöiden ja esihenkilöiden kesken keskustella siitä, miten edetään.

Jos digitointityö keskeytyy pitkäksi aikaa tai olosuhteet muuttuvat, on targetti digitoitava uudelleen ja sen tulos tarkistettava ennen istunnon jatkamista.

Jälkikäsittely

Jälkikäsittelyn tarve vaihtelee projektin tavoitteiden mukaan. Jälkikäsittelyyn voivat sisältyä muun muassa värikorjaukset ja sävyjen säädöt, rajaaminen ja kuvien liittäminen yhteen (stitching). Joskus jälkikäsittelyyn sisältyy myös käyttötallenteiden ja metatietojen luominen. Huomioi myös tekijänoikeuksien asettamat rajoitukset (esimerkiksi muokkausoikeuden vaikutus kuvan rajaamiseen). Lue lisää: Kuvankäsittely.

Laadunhallinnan seuranta

Tarkastettavien digitaalisten kuvien määrä riippuu hankkeen suuruudesta ja resursseista. Pienissä ja keskisuurissa digitointihankkeissa digitoinnin laatu arvioidaan yleensä jokaisen kuvan kohdalla. Isoissa hankkeissa laadunarviointiin voi sisältyä teknisten määrityksien täyttymisen automaattinen tarkastus, jota seuraa koko aineistoa edustavan otoksen fyysinen tarkastaminen. Edustavan otoksen koko määritetään projektin suunnitteluvaiheessa. Lue lisää: Laadunhallinnan seuranta.

Arkistointi

Kun digitointihanke (tai sen osa) on läpäissyt laadunarvioinnin, aineistot siirretään arkistoitavaksi. Tässä vaiheessa voidaan vielä tarkistaa, ettei tiedostoissa ole virheitä. Alkuperäisaineistojen suojaus ja arkistointi asianmukaisissa tiloissa ja digitaalisten tallenteiden asianmukainen pitkäaikaisssäilytys tulee varmistaa. Lue lisää: Pitkäaikaissäilytys.

Julkaiseminen

Arkistotallenteiden lisäksi luodaan käyttötallenteita eri tarkoituksiin, kuten julkaisua tai esittämistä varten. Käyttötallenteet voidaan luoda jälkikäsittelyn yhteydessä tai automatisoidulla massatoiminnolla. On tärkeää varmistaa, että väriprofiilin ja bittisyvyyden muunnokset tehdään käyttötarkoituksen vaatimalla tavalla. Huomioi tekijänoikeuksien ja tietosuojan asettamat rajoitukset. Huomioi, että laadunhallinnan tulisi kattaa digitaalisten aineistojen koko elinkaari aina näyttökuvien julkaisuun asti.

Targettien ja analysointiohjelmistojen käyttö

Alla oleva työnkulku on laadittu siten, että sitä voisi soveltaa mahdollisimman monia eri analysointiohjelmistoja, targetteja ja laitteistoja käyttäessä.

Se kuvaa tilannetta, jossa aineistoerän digitointi on alkamaisillaan. Ennen kuin digitointi voidaan aloittaa, halutaan testata laitteiden suorituskyky ja luoda ICC-väriprofiili. Targetti digitoidaan ja targetin kuvasta tehdään mahdollisimman neutraali TIFF (poistamalla kaikki ylimääräiset ohjelmiston tekemät parannukset). Targetin kuva ladataan analysointiohjelmistoon, joka luo ICC-väriprofiilin. ICC-väriprofiili lisätään kaikkiin kuviin viimeistään prosessin lopuksi.

Prosessi tulee tehdä kalibroidussa ja profiloidussa työympäristössä.

1. Tarkista ennen digitointia, ettei targetissa ole pölyä tai likaa. Puhdista targetti tarvittaessa.
2. Asettele ja valaise targetti oikein

• Jos käytössä kamera:
  • Aseta targetti samaan valoon ja samalle etäisyydelle kuin digitoitava objekti.
  • Kohdista valot targettiin vinossa kulmassa (30–45 astetta), ei kohtisuoraan.
  • Kohdista ja vaaita kamera

• Jos käytössä skanneri:
  • Tarkista, että skannerin lasin pinta on puhdas ja naarmuton. Puhdista tarvittaessa.
  • Aseta targetti skannattavan originaalin kohdalle skannerin lasille.

1. Digitoi targetti digitoinnissa käytettävällä kalustolla
2. Muunna kuva TIFF-muotoon
3. Suorita laatutestaus analysointiohjelmistolla
4. Voit halutessasi digitoida kaikki objektit tässä vaiheessa.
5. Aseta ICC-väriprofiili jokaiseen digitoituun kuvaan.