Metatiedot
Metatieto on aineiston kontekstia, sisältöä ja rakennetta sekä niiden hallintaa ja käsittelyä kuvailevaa informaatiota. Metatietoa käytetään esimerkiksi aineiston tunnistamiseen, hakuun, paikantamiseen ja pitkäaikaissäilyttämiseen.
Metatiedot voidaan luokitella eri metatietotyyppeihin. Ne jaotellaan yleensä kuvaileviin, rakenteellisiin ja hallinnollisiin metatietoihin. Hallinnolliset metatiedot jaetaan edelleen tekniseen, käyttöoikeudelliseen ja pitkäaikaissäilytystä koskevaan metatietoon.
Metatietojen tyyppi ja määrä vaihtelee muun muassa originaalin objektityypin sekä digitointiin ja luettelointiin käytössä olevien resurssien mukaan. Digitointia suunniteltaessa on päätettävä, mitkä metatiedot projektissa tullaan tallentamaan.
Metatietoja koskevat suositukset
Tässä suosituksessa digitoinnin laatua ei mitata metatietoihin liittyvillä ominaisuuksilla, mutta laajemmin tarkasteltuna myös metatietojen määrä ja laatu ovat yksi digitaalisten tallenteiden laatuun, ymmärrettävyyteen ja eheyteen vaikuttava tekijä. PAS-palveluissa on määritelty pakolliset tekniset metatiedot (Kts. Säilytys- ja siirtokelpoiset tiedostomuodot).
Metatietoformaateista ja kuvailun periaatteista sopiminen on välttämätöntä. Suomessa noudatettavat metatietoja koskevat ohjeet ja määrittelyt löydät alla listatuista lähteistä.
Museoiden luettelointiohjeeseen on koottu noin 450 luettelointiohjetta, jotka noudattavat kansainvälistä SPECTRUM-standardia. Ohjeet painottuvat erityisesti kuvailevaan metatietoon ja niitä suositellaan käytettävän kaikenlaisten objektityyppien luetteloinnissa.
Ohje auttaa museoita tuottamaan yhdenmukaisempaa ja yhteiskäyttöön sopivampaa luettelointitietoa. Se on suunniteltu käytettäväksi minkä tahansa kokoelmahallintajärjestelmän kanssa. Luettelointiohjeen ylläpidosta vastaa Museovirasto.
Vuodesta 2012 lähtien toiminut kirjastojen, arkistojen ja museoiden yhteinen KAM-kuvailuryhmä edistää metatietojen yhdenmukaisuutta. Ryhmässä ovat mukana Kansalliskirjasto, Kansallisarkisto, Museoliitto ja Museovirasto. KAM-kuvailuryhmä tuottaa mm. yhteiskäyttöisiä sanastoja ja termilistoja.
Standardisalkussa on määritelty Finna-hakuliittymässä, kansallisissa pitkäaikaissäilytyspalvelussa (PAS-palvelut) ja muissa KAM-sektorin yhteisissä järjestelmissä sovellettavia metatietostandardeja. Salkun linjaukset koskevat myös KAM-sektorin omia tuotantojärjestelmiä siltä osin kuin niiden on oltava yhteismitallisia yhteisten järjestelmien kanssa.
Digime-standardisalkun ylläpidosta vastaa Digitaalisen kulttuuriperinnön kokonaisuuden (Digime) tietoarkkitehtuuriryhmä.
Aineistojen ja niiden metatietojen paketointi pitkäaikaissäilytykseen
Dokumentissa on määritelty kansallisissa pitkäaikaissäilytyspalvelussa (PAS-palvelut) säilytettävien aineistojen metatiedot, ja siirto- ja jakelupaketin rakenne erityisesti METS-profiilien osalta.
Dokumentin ylläpidosta vastaa Opetus- ja kulttuuriministeriön (OKM) ja CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy:n tuottamat PAS-palvelut.
Säilytys- ja siirtokelpoiset tiedostomuodot
Dokumentissa on määritelty tiedostomuodot, joissa kansalliset pitkäaikaissäilytyspalvelut (PAS-palvelut) säilyttävät ja vastaanottavat aineistoja sekä niiltä vaadittavat tekniset metatiedot.
Dokumentin ylläpidosta vastaa Opetus- ja kulttuuriministeriön (OKM) ja CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy:n tuottamat PAS-palvelut.
Tarkistussummat
Aineisto altistuu tahattomille muutoksille eli korruptiolle esimerkiksi aineistoa siirrettäessä ja laitteiden toimintahäiriöiden vuoksi.
Aineiston muuttumattomuuden todentamisessa ja muutosten havaitsemisessa voidaan käyttää tarkistussummien vertailua. Tällöin alkuperäistä tarkistussummaa verrataan samasta aineistosta myöhemmin laskettuun uuteen tarkistussummaan.
Tarkistussumma tulisi laskea mahdollisimman pian sen jälkeen, kun aineisto on digitoitu. Ilman alkuperäistä tarkistussummaa ja siihen verrattavaa uutta tarkistussummaa ei ole mahdollista päätellä, onko aineisto säilynyt muuttumattomana.
Arkistolain piiriin kuuluvien aineistojen metatiedot
Arkistolain (831/1994) piiriin kuuluvien aineistojen metatietojen osalta kts. ao.
Arkistojen kuvailu- ja luettelointisäännöt 1997
Kansallisarkiston määritykset arkistoitavien erikoisaineistojen digitointiin 2021
Kansallisarkiston vaatimukset hävittämiseen tähtäävään digitointiin 2019
Metatietojen laadunvalvonta
Metatietojen laadunvalvonta tulisi integroida digitointi-, luettelointi- ja julkaisuprosessien työnkulkuihin. Metatietoihin tulisi soveltaa samanlaisia laadunvalvontamenettelyjä kuin digitaalisten kuvien laadun todentamiseen. Metatietojen tarkastuksen tulisi olla jatkuva prosessi, joka ulottuu digitoinnin ja luetteloinnin kaikkiin vaiheisiin.
Myös kuvailevia metatietoja varten tulisi suunnitella muodollinen tarkistusprosessi, jossa relevantteja kysymyksiä ovat muun muassa: kuka tarkastaa metatiedot ja missä laajuudessa ja kuinka suuri virhetoleranssi sallitaan (jos sallitaan, koska virheillä voi olla haitallinen vaikutus digitaalisten resurssien käytettävyyteen ja saavutettavuuteen sekä erityisesti oikeuksienhallintaan).
Käytännön lähestymistavat metatietojen tarkastamiseen voivat riippua tallennettujen metatietojen laajuudesta sekä siitä, miten ja mihin metatiedot tallennetaan.
Laadunhallinnan näkökulmasta on tärkeää, että kokoelmahallintajärjestelmän toiminnallisuuksissa (esim. näyttötallenteiden tuottamisessa) huomioidaan laadunhallinnan vaatimukset.