Pitkäaikaissäilytys
Pysyvästi säilytettävät aineistot tulisi tallentaa asianmukaisiin kokoelmahallintajärjestelmiin, joissa on varmennusjärjestelmät pysyvälle säilytykselle. Tällaiset järjestelmät eivät kuitenkaan takaa digitaalisten aineistojen säilyvyyttä pitkällä tähtäimellä, kymmenien tai satojen vuosien ajan.
PAS-palvelu
Yksittäiselle organisaatiolle varautuminen pitkäaikaiseen säilyttämiseen on hyvin haastavaa sekä henkilöresurssien että kustannusten kannalta. Organisaatio voi ratkaista tämän haasteen liittymällä OKM:n tarjoaman, kulttuuriperinnön säilyttämiseen keskittyvään pitkäaikaissäilytyspalveluun (PAS-palvelu).
Pitkäaikaissäilyttämisen tasot
Oheinen taulukko on alun perin National Digital Stewardship Alliancen (NDSA) pitkäaikaissäilyttämisen eri tasoja kuvaava luokitus. NDSA on kansainvälinen, satojen kulttuuriperinnön pitkäaikaissäilytykseen keskittyvien organisaatioiden yhteenliittymä. Englanninkielinen luokitus on saatavilla NDSA:n verkkosivuilla. Luokituksen virallinen, NDSA:n hyväksymä suomennos on toteutettu PAS-yhteistyöryhmässä.
Luokituksen avulla museo (tai muu toimija) voi arvioida omaa kykyään säilyttää aineistoja. Sen voi nähdä myös ohjeena, miten toimia aineiston säilyvyyden varmistamiseksi lyhyellä ja pitkällä aikavälillä. Yksittäisellä organisaatiolla ei välttämättä ole omia resursseja tasojen kolme tai neljä saavuttamiseksi. Tällöin kansalliseen PAS-palveluun liittyminen voi olla hyvä ratkaisu.
Toiminnallinen alue | Taso 1 (tunne aineistosi) | Taso 2 (Suojaa aineistosi) | Taso 3 (Tarkkaile aineistoasi) | Taso 4 (Ylläpidä aineistoasi) |
---|---|---|---|---|
Tallennus | Pidä kahta täydellistä kopiota erillisissä sijainneissa Dokumentoi kaikki tallennusalustat, joille aineistoa on tallennettu Käytä vakaita aineiston tallennustapoja |
Pidä kolmea täydellistä kopiota, joista ainakin yksi on maantieteellisesti eri paikassa Dokumentoi tallennustavat ja -alustat ilmaisten niiden toimiakseen vaatimat resurssit ja riippuvuudet |
Pidä ainakin yhtä kopiota eri maantieteellisessä sijainnissa jonka onnettomuusriskit ovat erilaiset kuin muilla kopioilla
Seuraa tallennustapojen ja -alustojen vanhenemista |
Pidä ainakin kolmea kopiota eri maantieteellisissä sijainneissa, joissa onnettomuusriskit ovat keskenään erilaiset
Suunnittele ja toteuta tallennuslaitteistojen, -ohjelmistojen ja -alustojen vanhenemisen ratkaisemiseksi tarvittavat toimenpiteet |
Eheys | Varmista aineiston eheys, jos eheystieto on toimitettu aineiston mukana
Virustarkasta kaikki aineisto; eristä aineisto tarpeen mukaan karanteeniin |
Varmista aineiston eheys, kun aineistoa siirretään tai kopioidaan
Varmuuskopioi eheystieto ja tallenna tehty kopio eri sijaintipaikkaan kuin aineisto |
Tarkasta aineiston eheys säännöllisin väliajoin
Arvioi eheystiedon laatu tarvittaessa |
Tarkasta aineiston eheys erityisten tapahtumien tai toimenpiteiden jälkeen
|
Valvonta | Määrittele ne henkilöt ja ohjelmistot, joilla tulisi olla oikeus lukea, kirjoittaa, siirtää ja poistaa aineistoa | Dokumentoi ne henkilöt ja ohjelmistot, joilla on oikeus lukea, kirjoittaa, siirtää ja poistaa aineistoa | Ylläpidä lokeja yksilöiden henkilöt ja ohjelmistot, jotka tekivät toimenpiteitä aineistolle | Katselmoi toimenpide- ja pääsylokit säännöllisin väliajoin |
Metatieto | Tee inventaario aineistosta dokumentoiden myös nykyiset tallennuspaikat
|
Tallenna riittävästi metatietoa tietääksesi, mitä aineisto on (tämä voi sisältää jonkin yhdistelmän seuraavista: säilytysmetatieto sekä hallinnollinen, tekninen, kuvaileva ja rakenteellinen metatieto) | Määrittele käytettävät metatietostandardit
Paikanna ja täydennä metadatasi puutteet, jotta näiden standardien vaatimukset täyttyvät |
Kirjaa aineistoon liittyvät säilytystoimenpiteet ajankohtineen
|
Aineisto | Dokumentoi tiedostomuodot ja muut oleelliset aineistoa koskevat ominaisuudet mukaan lukien miten ja milloin ne tunnistettiin | Verifioi tiedostomuodot ja muut oleelliset aineistoa koskevat ominaisuudet
Luo suhteet aineistontuottajiin kannustaaksesi kestäviin tiedostomuotojen valintoihin |
Huomioi muutokset ja vanheneminen teknologioissa, joista aineisto on riippuvainen | Tee migraatioita, normalisointeja, emulointia ja muita samankaltaisia toimenpiteitä, jotka takaavat aineiston saatavuuden |