Pitkäaikaissäilytys

Pysyvästi säilytettävät aineistot tulisi tallentaa asianmukaisiin kokoelmahallintajärjestelmiin, joissa on varmennusjärjestelmät pysyvälle säilytykselle. Tällaiset järjestelmät eivät kuitenkaan takaa digitaalisten aineistojen säilyvyyttä pitkällä tähtäimellä, kymmenien tai satojen vuosien ajan.

Yksittäiselle organisaatiolle varautuminen pitkäaikaiseen säilyttämiseen on hyvin haastavaa sekä henkilöresurssien että kustannusten kannalta. Organisaatio voi ratkaista tämän haasteen liittymällä OKM:n tarjoaman, kulttuuriperinnön säilyttämiseen keskittyvään pitkäaikaissäilytyspalveluun (PAS-palvelu).

Oheinen taulukko on alun perin National Digital Stewardship Alliancen (NDSA)  pitkäaikaissäilyttämisen eri tasoja kuvaava luokitus. NDSA on kansainvälinen, satojen kulttuuriperinnön pitkäaikaissäilytykseen keskittyvien organisaatioiden yhteenliittymä. Englanninkielinen luokitus on saatavilla NDSA:n verkkosivuilla. Luokituksen virallinen, NDSA:n hyväksymä suomennos on toteutettu PAS-yhteistyöryhmässä.

Luokituksen avulla museo (tai muu toimija) voi arvioida omaa kykyään säilyttää aineistoja. Sen voi nähdä myös ohjeena, miten toimia aineiston säilyvyyden varmistamiseksi lyhyellä ja pitkällä aikavälillä. Yksittäisellä organisaatiolla ei välttämättä ole omia resursseja tasojen kolme tai neljä saavuttamiseksi. Tällöin kansalliseen PAS-palveluun liittyminen voi olla hyvä ratkaisu.

Toiminnallinen alue	Taso 1 (tunne aineistosi)	Taso 2 (Suojaa aineistosi)	Taso 3 (Tarkkaile aineistoasi)	Taso 4 (Ylläpidä aineistoasi)
Tallennus	Pidä kahta täydellistä kopiota erillisissä sijainneissa Dokumentoi kaikki tallennusalustat, joille aineistoa on tallennettu Käytä vakaita aineiston tallennustapoja	Pidä kolmea täydellistä kopiota, joista ainakin yksi on maantieteellisesti eri paikassa Dokumentoi tallennustavat ja -alustat ilmaisten niiden toimiakseen vaatimat resurssit ja riippuvuudet	Pidä ainakin yhtä kopiota eri maantieteellisessä sijainnissa jonka onnettomuusriskit ovat erilaiset kuin muilla kopioilla Pidä ainakin yhtä kopiota eri tallennusalustalla Seuraa tallennustapojen ja -alustojen vanhenemista	Pidä ainakin kolmea kopiota eri maantieteellisissä sijainneissa, joissa onnettomuusriskit ovat keskenään erilaiset Maksimoi tallennustapojen vaihtelevuus välttääksesi yksittäisten vikaantumiskohteiden syntymisen Suunnittele ja toteuta tallennuslaitteistojen, -ohjelmistojen ja -alustojen vanhenemisen ratkaisemiseksi tarvittavat toimenpiteet
Eheys	Varmista aineiston eheys, jos eheystieto on toimitettu aineiston mukana Luo eheystieto, jos sitä ei ole toimitettu aineiston mukana Virustarkasta kaikki aineisto; eristä aineisto tarpeen mukaan karanteeniin	Varmista aineiston eheys, kun aineistoa siirretään tai kopioidaan Käytä kirjoitussuojausta, kun hyödynnät alkuperäistä tallennusalustaa Varmuuskopioi eheystieto ja tallenna tehty kopio eri sijaintipaikkaan kuin aineisto	Tarkasta aineiston eheys säännöllisin väliajoin Dokumentoi eheystietotarkastuksen prosessit ja tulokset Arvioi eheystiedon laatu tarvittaessa	Tarkasta aineiston eheys erityisten tapahtumien tai toimenpiteiden jälkeen Korvaa tai korjaa korruptoitunut aineisto tarvittaessa
Valvonta	Määrittele ne henkilöt ja ohjelmistot, joilla tulisi olla oikeus lukea, kirjoittaa, siirtää ja poistaa aineistoa	Dokumentoi ne henkilöt ja ohjelmistot, joilla on oikeus lukea, kirjoittaa, siirtää ja poistaa aineistoa	Ylläpidä lokeja yksilöiden henkilöt ja ohjelmistot, jotka tekivät toimenpiteitä aineistolle	Katselmoi toimenpide- ja pääsylokit säännöllisin väliajoin
Metatieto	Tee inventaario aineistosta dokumentoiden myös nykyiset tallennuspaikat Varmuuskopioi inventaario ja tallenna siitä ainakin yksi kopio erilleen aineistosta	Tallenna riittävästi metatietoa tietääksesi, mitä aineisto on (tämä voi sisältää jonkin yhdistelmän seuraavista: säilytysmetatieto sekä hallinnollinen, tekninen, kuvaileva ja rakenteellinen metatieto)	Määrittele käytettävät metatietostandardit Paikanna ja täydennä metadatasi puutteet, jotta näiden standardien vaatimukset täyttyvät	Kirjaa aineistoon liittyvät säilytystoimenpiteet ajankohtineen Implementoi valitut metatietostandardit
Aineisto	Dokumentoi tiedostomuodot ja muut oleelliset aineistoa koskevat ominaisuudet mukaan lukien miten ja milloin ne tunnistettiin	Verifioi tiedostomuodot ja muut oleelliset aineistoa koskevat ominaisuudet Luo suhteet aineistontuottajiin kannustaaksesi kestäviin tiedostomuotojen valintoihin