Digitoinnin ja työnkulkujen suunnittelu

Digitointi tulee suunnitella hyvin, jotta prosessista muodostuu sujuva ja tehokas. Tässä luvussa esitellään lähtökohtia ja suuntaviivoja digitoinnin ja sen parhaiden mahdollisten työnkulkujen suunnitteluun.

Digitoinnin suunnittelussa huomioitavaa

Projektin tavoitteet

• Mitä aineistoja digitoidaan?
• Mitä laatutasoa digitoinnissa tavoitellaan?
• Missä aikataulussa projektin pitää valmistua?

Organisaation valmiudet tavoitteiden saavuttamiseen

• Henkilöstöresurssit (aineistojen valmistelu / puhdistus / konservointi / luettelointi / digitointi)
• Käytettävissä oleva aika
• Henkilöstön digitointitaidot
• Fyysinen tila
• Digitointilaitteet
• Rahoitus
• Pitkäaikaissäilytys
• Valmiudet huomioida laadunhallinta julkaisussa ja jatkokäytössä

Oma työ vs. ulkoistaminen?

Digitointia ei tulisi käynnistää ilman asianmukaisia resursseja. Riittämättömin resurssein toteutettu digitointi voi tuottaa tuloksia, joilla ei ole pitkäaikaista arvoa, tai se voi johtaa jopa kokoelmien vahingoittumiseen tai menettämiseen.

Jos organisaation valmiudet todetaan riittämättömiksi, voi olla parasta ulkoistaa digitointityö. Tämä voi osoittautua jopa kustannustehokkaaksi ratkaisuksi.

Digitoinnissa tavoitellun laatutason, sen seurannan sekä digitoijien ammattitaitoisuuden tulisi olla mukana digitoinnin ostopalveluiden vaatimusmäärittelyissä.

Projektinhallinta

Projektinhallinta on ratkaisevan tärkeää: tulisi luoda dokumentoidut käytännöt työn edistymisen mittaamiseen. Laadunhallintaa, seurantaa ja arviointia tulisi toteuttaa tämän ohjeistuksen mukaisesti. On suositeltavaa pitää kirjaa sekä digitoinnin laadusta että määrästä. Digitoijan tulisi ilmoittaa projektin johdolle tavoitellun laatutason saavuttamiseksi tarvittavista muutoksista.

Työnkulun suunnitelma

• Työnkulun suunnitelmassa tulisi huomioida seuraavat:
• Aineistojen valinta
• Aineistojen kunnon arviointi
• Luettelointi
• Metatietojen luominen
• Digitointiprosessin suunnittelu
• Aineistojen puhdistus
• Digitoinnin valmistelu
• Digitointi
• Jälkikäsittely
• Digitoinnin laadunarviointi
• Originaalinen asianmukainen suojaus ja arkistointi
• Digitaalisen pitkäaikaissäilytyksen turvaaminen
• Digitoitujen aineistojen julkaiseminen ja käytettäväksi saattaminen

Digitoinnin työnkulun askeleet

Aineistojen valinta

Minkä tyyppisiä aineistoja digitoidaan ja missä järjestyksessä? Samanlaisten, määrämuotoisten aineistojen kokoaminen yhteen tekee digitointiprosessista tehokkaamman. Se voi kuitenkin luoda aineistojen ennakkokäsittelyyn (puhdistamiseen), luettelointiin, logistiikkaan sekä provenienssiin eli alkuperäisen järjestyksen säilyttämiseen liittyviä haasteita. Digitointiasetusten jatkuva muuttaminen on aikaa vievää ja häiritsevää.

Kunnon arviointi

Digitoitavien aineistojen kunto tulee arvioida. Jos ongelmia havaitaan, tulee ryhtyä asianmukaisiin toimenpiteisiin. Aineistoissa voi esimerkiksi olla terveysriskejä aiheuttavia homeongelmia, tai arvioinnissa voi paljastua muita seikkoja, jotka edellyttävät harkintaa tai toimenpiteitä ennen digitoinnin aloittamista (esimerkiksi kohdepoistot digitointitilassa). Alkuperäisaineiston kunto vaikuttaa myös digitointimenetelmien ja -tekniikoiden valintaan.

Metatiedot

Metatiedot on yleensä määriteltävä ennen digitoinnin alkua. Metatietojen laatuvaatimukset sekä pakolliset metatiedot on huomioitava digitoinnin yhteydessä. Pakolliset tekniset metatiedot on määritelty PAS-palveluissa (Kts. Säilytys- ja siirtokelpoiset tiedostomuodot). Kuvaamalla digitoitujen kuvien EXIF (Exchangeable image file format) ja/tai IPTC (International Press Telecommunications Council) -metatietoja on mahdollista hyödyntää digitoinnin yhteydessä. Lue lisää: Metatiedot.

Digitointiprosessin suunnittelu

Digitointiprosessin suunnittelu on tehokkaan projektin ydin. Sopivien digitointimenetelmien ja -tekniikoiden sekä aineistojen valinta, aineistojen kunnon arviointi ja tarvittavien metatietojen luominen on suunniteltava siten, että ne sopivat tehokkaasti yhteen myöhemmän käsittelyn kanssa. Digitointiprosessi tulisi suunnitella siten, että digitoitavaa aineistoa on valmiina jonossa odottamassa digitointia. Tämä mahdollistaa tehokkaan ajankäytön. Myös digitointityötä tekevien ja siinä avustavien henkilöiden työnkulut tulisi suunnitella.

Digitoinnin valmistelu

Aineistot on valmisteltava, puhdistettava ja niiden käsittelyssä huomioitavat erityistarpeet selvitettävä ennakkoon. Aineistojen käsittelyssä noudatetaan niille kohdennettuja käsittelysuosituksia. Aineistot kootaan työtilaan, jossa on asianmukaiset olosuhteet (Lue lisää: Työtilat). Tiedostonimiä, kuvausjärjestystä, projektin tavoitteita, yms. koskevat tiedot on pidettävä ajan tasalla ja kaikkien osallisten saatavilla.

Digitointi

Varsinaisen digitoinnin toteutus vaihtelee aineistojen objektityypin, digitoinnin tavoitteiden ja tavoitellun laatutason mukaan. Jo tässä vaiheessa huomioidaan myös tiedostojen nimeäminen sovittujen käytäntöjen mukaisesti ja pakollisten teknisten metatietojen vaatimukset.

Ennen digitoinnin aloittamista on digitoitava sopiva referenssikohde eli targetti ja analysoitava sen tulos. Jos targetin tulos ei ole hyväksyttävä, tulee tehdä tavoitellun laatutason saavuttamiseksi tarvittavat muutokset. Jos targetin tulosta ei saada hyväksyttäväksi, tulee digitoinnista vastaavien henkilöiden ja esihenkilöiden kesken keskustella siitä, miten edetään.

Jos digitointityö keskeytyy pitkäksi aikaa tai olosuhteet muuttuvat, on targetti digitoitava uudelleen ja sen tulos tarkistettava ennen istunnon jatkamista.

Jälkikäsittely

Jälkikäsittelyn tarve vaihtelee projektin tavoitteiden mukaan. Jälkikäsittelyyn voivat sisältyä muun muassa värikorjaukset ja sävyjen säädöt, rajaaminen ja kuvien liittäminen yhteen (stitching). Joskus jälkikäsittelyyn sisältyy myös käyttötallenteiden ja metatietojen luominen. Huomioi myös tekijänoikeuksien asettamat rajoitukset (esimerkiksi muokkausoikeuden vaikutus kuvan rajaamiseen). Lue lisää: Kuvankäsittely.

Laadunhallinnan seuranta

Tarkastettavien digitaalisten kuvien määrä riippuu hankkeen suuruudesta ja resursseista. Pienissä ja keskisuurissa digitointihankkeissa digitoinnin laatu arvioidaan yleensä jokaisen kuvan kohdalla. Isoissa hankkeissa laadunarviointiin voi sisältyä teknisten määrityksien täyttymisen automaattinen tarkastus, jota seuraa koko aineistoa edustavan otoksen fyysinen tarkastaminen. Edustavan otoksen koko määritetään projektin suunnitteluvaiheessa. Lue lisää: Laadunhallinnan seuranta.

Arkistointi

Kun digitointihanke (tai sen osa) on läpäissyt laadunarvioinnin, aineistot siirretään arkistoitavaksi. Tässä vaiheessa voidaan vielä tarkistaa, ettei tiedostoissa ole virheitä. Alkuperäisaineistojen suojaus ja arkistointi asianmukaisissa tiloissa ja digitaalisten tallenteiden asianmukainen pitkäaikaisssäilytys tulee varmistaa. Lue lisää: Pitkäaikaissäilytys.

Julkaiseminen

Arkistotallenteiden lisäksi luodaan käyttötallenteita eri tarkoituksiin, kuten julkaisua tai esittämistä varten. Käyttötallenteet voidaan luoda jälkikäsittelyn yhteydessä tai automatisoidulla massatoiminnolla. On tärkeää varmistaa, että väriprofiilin ja bittisyvyyden muunnokset tehdään käyttötarkoituksen vaatimalla tavalla. Huomioi tekijänoikeuksien ja tietosuojan asettamat rajoitukset. Huomioi, että laadunhallinnan tulisi kattaa digitaalisten aineistojen koko elinkaari aina näyttökuvien julkaisuun asti.

Targettien ja analysointiohjelmistojen käyttö

Alla oleva työnkulku on laadittu siten, että sitä voisi soveltaa mahdollisimman monia eri analysointiohjelmistoja, targetteja ja laitteistoja käyttäessä.

Se kuvaa tilannetta, jossa aineistoerän digitointi on alkamaisillaan. Ennen kuin digitointi voidaan aloittaa, halutaan testata laitteiden suorituskyky ja luoda ICC-väriprofiili. Targetti digitoidaan ja targetin kuvasta tehdään mahdollisimman neutraali TIFF (poistamalla kaikki ylimääräiset ohjelmiston tekemät parannukset). Targetin kuva ladataan analysointiohjelmistoon, joka luo ICC-väriprofiilin. ICC-väriprofiili lisätään kaikkiin kuviin viimeistään prosessin lopuksi.

Prosessi tulee tehdä kalibroidussa ja profiloidussa työympäristössä.

1. Tarkista ennen digitointia, ettei targetissa ole pölyä tai likaa. Puhdista targetti tarvittaessa.

2. Asettele ja valaise targetti oikein

• Jos käytössä kamera:
  • Aseta targetti samaan valoon ja samalle etäisyydelle kuin digitoitava objekti.
  • Kohdista valot targettiin vinossa kulmassa (30–45 astetta), ei kohtisuoraan.
  • Kohdista ja vaaita kamera

• Jos käytössä skanneri:
  • Tarkista, että skannerin lasin pinta on puhdas ja naarmuton. Puhdista tarvittaessa.
  • Aseta targetti skannattavan originaalin kohdalle skannerin lasille.

3. Digitoi targetti digitoinnissa käytettävällä kalustolla

• Jos käytät kameraa, liitä se tietokoneeseen. Kuvaa targetti samalta etäisyydeltä kuin digitoitava objekti siten, että se täyttää koko kuva-alan (pientä reunusta lukuun ottamatta). Jos käytössäsi on optisen suorituskyvyn mittaamiseen soveltuva targetti ja haluat selvittää digitointilaitteiston suorituskyvyn tietyltä etäisyydeltä, kuvaa targetti kyseiseltä kuvausetäisyydeltä.
• Ota kuva / skannaa targetti. Jos käytät kameraa, kuvaa raakakuvina (raw) suoraan tietokoneelle digitointiohjelmiston avulla. Käytä joko kameraan liitettyä langallista laukaisinta tai laukaise kamera digitointiohjelmiston avulla. Jos käytät skanneria, valitse tiedostomuoto, joka tarjoaa laajimmat mahdollisuudet jälkikäsittelyyn (vähintään TIFF).
• Targetin kuva avautuu digitointiohjelmistossa. Tarkista histogrammista, että kuva on oikein valotettu. Alivalotetulla testikuvalla on vaikea tehdä toimivaa ICC-väriprofiilia. Voit tarkistaa valotuksen targetin valkoisesta mitta-alueesta (patch), jonka väriarvot ovat tiedossa. Tarkistuksen voi tehdä RGB- tai L*a*b -tilassa (jälkimmäinen on tarkempi).
• Säädä valkotasapaino neutraaliksi targetin vaaleanharmaasta mitta-alueesta.

4. Muunna kuva TIFF-muotoon

• Kuva on vielä tässä vaiheessa raakakuva. Luo analysointia varten TIFF-tiedosto (16 bittiä): aseta kuvan sävykäyräksi ”linear response” (tai vastaava) ja profiiliksi ”no color correction” (tai vastaava mahdollisimman neutraali profiili).
• Tallenna kuva targetista TIFF-tiedostomuodossa.

5. Suorita laatutestaus analysointiohjelmistolla

• Avaa analysointiohjelmisto ja lataa TIFF-kuva targetista ohjelmistoon. Jotkut analysointiohjelmistot tiedustelevat tässä vaiheessa, millaista targettia on käytetty, toiset taas tunnistavat targetin tyypin automaattisesti. Samoin joissakin ohjelmistoissa tulee tässä vaiheessa valita objektityyppi, jonka laatukriteerejä ohjelmisto analyysissa soveltaa.
• Anna analysointiohjelmiston suorittaa laatutestaus targetin kuvasta. Ohjelmisto vertaa kuvasta mitattuja arvoja targetin tunnettuihin arvoihin, analysoiden luvuissa "Digitoinnin laadun mittarit" ja "Suositukset eri objektityyppien digitointiin" esiteltyjä digitoinnin laadun mittareita. Tämän analyysin perusteella ohjelmisto kertoo digitointilaitteiston suorituskyvystä ja digitaalisen kuvan laadusta.
• Ohjelmisto ilmoittaa analyysin tulokset ja mahdollisesti digitoinnin laatutason tähtinä. Jotkut ohjelmistot luovat suoraan ICC-väriprofiilin. ICC-väriprofiili korjaa digitointilaitteen tuottamat arvot analyysituloksen perusteella mahdollisimman lähelle oikeita arvoja.
• Tarkastele analyysin tuloksia. Havaitsetko ongelmia, kuten huono terävyys tai riittämätön resoluutio? Tee tarvittavat korjaukset laitteistoihin tai digitointiolosuhteisiin. Suorita testaus uudelleen, kunnes tulos on hyväksyttävä.
• Käynnistä kuvankäsittelyohjelmisto uudelleen, jotta se löytää uuden ICC-väriprofiilin.
• Kokeile uutta ICC-väriprofiilia alkuperäiseen targettikuvaan. Lisää uusi ICC-väriprofiili myös yhteen digitoituun aineistokuvaan, jotta näet sen vaikutuksen. Vertaile sekä targettikuvaa että aineistokuvaa alkuperäiseen ICC-väriprofiilittomaan kuvaan silmämääräisesti. Jos lopputulos ICC-väriprofiilin lisäämisen jälkeen näyttää epätavalliselta, tarkista kuvankäsittelyohjelmiston työkaluilla (kuten pipetillä tai mittapisteillä), että värit targetissa ovat kohdallaan. Väritargetin arvot löydät tarvittaessa valmistajan tarjoamista tiedoista tai internetistä. Voit halutessasi testata uudella ICC-väriprofiililla varustettua targettikuvaa myös toisessa analysointiohjelmistossa varmistaaksesi yhtenevän lopputuloksen.

6. Voit halutessasi digitoida kaikki objektit tässä vaiheessa.

7. Aseta ICC-väriprofiili jokaiseen digitoituun kuvaan.

Targettien oikeaoppinen käyttö

Yleistä

• Sopivan targetin tyyppi riippuu mm. digitoitavasta objektityypistä, mitä halutaan mitata sekä analysointiohjelmistosta. Lisätietoa targettityypeistä ja targettien valintaperusteista löydät luvusta "Targetit eli referenssikohteet".
• Targetti tulee digitoida täsmälleen samoissa olosuhteissa kuin aineistoa digitoidaan.
• Jos targetti on sisällytetty jokaiseen digitointiin, on suositeltavaa rajata targetit pois käyttötallenteista. Tämä pienentää käyttötallenteiden kokoa ja selkeyttää niiden ulkoasua.
• Targetit tulisi uusia säännöllisesti, sillä niihin kertyy likaa, naarmuja ja muita pintajälkiä, jotka heikentävät niistä mitattujen tulosten luotettavuutta.
• Targetteja tulee käyttää uusien testien tekemiseen aina, kun asetukset tai digitointiolosuhteet muuttuvat.

Targetin sijoittelu

• Sijoita targetti lähelle digitoitavia objekteja siten, että se on helppo rajata käyttötallenteesta pois. Huomioi kuitenkin, että liika etäisyys digitoitavan objektin ja targetin välillä kasvattaa tiedostokokoa merkittävästi.
• Asettele targetti niin, että digitoitava objekti täyttää mahdollisimman paljon kuva-alaa. Jos mahdollista, sijoita targetti digitoitavan objektin lyhyelle sivulle. Tämä mahdollistaa pienemmän tiedostokoon, koska samasta objektista luotu suorakulmiomainen kuvatiedosto on pienempi kuin neliömäinen.
• Kun reprokuvataan kolmiulotteisia objekteja, tulee varmistaa, että kaikki targetit ovat kuvattavan objektin kanssa samassa tasossa. Esimerkiksi paksua kirjaa digitoitaessa tulee varmistaa, että targetit ovat samalla korkeudella/tasolla kuin digitoitava kirjan sivu.

Targetin valaistus

• Varmista, että targettien valaistus vastaa digitoitavan objektin valaistusta.
• Valojen tulisi olla 30–45 asteen kulmassa targettiin / digitoitavaan objektiin nähden.
• Vältä varjojen ja kirkkaiden kohtien muodostumista targettiin.
• Sijoita targetit siten, että niiden pintaan ei synny kiiltoja.
• Jos originaalit digitoidaan lasin alla, aseta myös targetit lasin alle.
• Jos originaalit on koteloitu tai suojattu muovikalvolla, aseta targetit vastaavaan muovitaskuun.
• Kamerasta ja jalustasta aiheutuvien heijastusten välttämiseksi käytä kameran edessä objektiiviin kiinnitettävää mattamustaa reikäpahvia.

Lähtökohtia digitoinnin työnkulkuihin

Alla olevat työnkulkujen raamit on laadittu mahdollisimman yleistasoisiksi siten, että niitä voisi eri lähtökohdista soveltaa pohjaksi tarkemmin määritellyille työnkuluille. Näitä yleiskuvauksia tarkentavia lisähuomioita löydät eri objektityyppejä koskevista suosituksista luvusta "Suositukset eri objektityyppien digitointiin".

Digitoinnin yleinen työnkulku (esim. pintaoriginaaleille)

1. Vaaita kamera. Tarkista, että kamera on samassa tasossa kuvausalustan kanssa. Jos digitoit kiiltäviä aineistoja tai muovikalvolla tai lasilla suojattuja objekteja, käytä kameran edessä mustaa reikäpahvia, joka on kooltaan noin nelinkertainen digitoitavan aineiston pinta-alaan nähden.
2. Liitä kamera tietokoneeseen (kuvaa raakatiedostoina suoraan tietokoneelle).
3. Kohdista ja säädä valaistus digitoitavan aineiston vaatimusten mukaiseksi.
4. Digitoi targetti ja analysoi sen tulos. Lue lisää: Targettien ja analysointiohjelmistojen käyttö
5. Tee tarvittavat muutokset, jos analysoitu analyysitulos ei joltain osin ole tavoitellun laatutason mukainen. Käytä hyväksyttyjä säätöarvoja läpi koko hankkeen.
6. Jos digitoit kameralla, huomioi valohäviö (lähelle digitoitavaa objektia mentäessä) lisäämällä valon määrää tai valotusajan pituutta.
7. Määritä tavoiteltua laatutasoa vastaava resoluutio. Lue lisää: "Suositukset eri objektityyppien digitointiin" ja "Spatiaalinen resoluutio".
8. Poista pöly digitoitavasta objektista käsikäyttöisellä pumpulla tai puhdistetulla/suodatetulla paineilmalla.
9. Sijoita digitoitavan objektin viereen objektitason targetti, jonka avulla seurataan kunkin digitaalisen tallenteen väritarkkuutta ja muita laatuvaatimuksia.
10. Digitoi siten, että sekä objekti että targetti näkyvät kokonaisuudessaan.
11. Nimeä tiedosto mahdollisimman varhaisessa vaiheessa, jo silloin kun objekti on digitoitavana.
12. Prosessin sujuvoittamiseksi digitoi aineistot hankkeen puitteissa tarkoituksenmukaisessa järjestyksessä, joko objektityypeittäin, nimen tai koon mukaan.

Jälkikäsittely

1. Työskentele korkeabittisessä tilassa (16-bittinen RGB, tai 8 tai16-bittinen harmaasävy) jos digitointilaitteet ja ohjelmisto mahdollistavat sen ja tietokoneessa on riittävästi muistia ja tehoa suurikokoisten tiedostojen käsittelyyn, tai jos tavoiteltu laatutaso tätä edellyttää.
2. Kopioi kaikkiin kuviin targetin digitoinnin yhteydessä tehdyt raakatiedoston säädöt.
3. Tee mahdollisesti tarvittava terävöittäminen hallitusti osana jälkikäsittelyä. (Varmista, että digitointivaiheessa ohjelmisto tai laitteisto ei terävöitä kuvaa automaattisesti.)
4. Rajaa kuva suositusten mukaisesti. Lue lisää: 13.3 Rajaaminen.
5. Tallenna halutussa tiedostomuodossa, pakollisten teknisten metatietojen vaatimukset huomioiden. Lue lisää: 9. Metatiedot.
6. Aseta kaikkiin kuviin targetin laatuanalyysin lopputuloksena muodostettu ICC-väriprofiili.
7. Tee mahdollinen muuntaminen 16-bittiseksi RGB:ksi tai 8 tai 16-bittiseksi harmaasävyksi työnkulun lopuksi.

Läpivalaistavien aineistojen digitointi kuvaamalla

1. Vaaita kamera. Tarkista, että kamera on samassa tasossa kuvausalustan kanssa.
2. Liitä kamera tietokoneeseen (kuvaa raakatiedostoina suoraan tietokoneelle).
3. Poista pöly digitoitavasta objektista käsikäyttöisellä pumpulla tai puhdistetulla/suodatetulla paineilmalla.
4. Kuvaa originaalin takana sijaitsevan valonlähteen, kuten valopöydän avulla. Säädä valaistus mahdollisimman kirkkaaksi. Valonlähde ei saa altistaa aineistoja lämmölle.
5. Valitse originaalille sopiva maski, joka ei rajaa kuva-alaa. Kaiken tietosisällön tulee säilyä (ml. merkinnät varsinaisen kuva-alan ulkopuolella).
6. Jos käytössä on targetti, kuvaa se ja varmista sen avulla digitoinnin laatu. Mikäli laatu ei ole tyydyttävä, selvitä syy ja tee tarvittavat toimenpiteet.
7. Riippuen alkuperäisen negatiivin/dian valotuksen oikeellisuudesta tai filmimateriaalista, voi olla tarpeellista korjata valotusta, jotta objektin koko sävyala tulisi tallennettua.
8. Huomioi valohäviö (lähelle digitoitavaa objektia mentäessä) lisäämällä valon määrää tai valotusajan pituutta.
9. Huomioi originaalin kuperuus tai muut mahdolliset epätasaisuudet, kun määrität tarkennusta, sillä lähietäisyydeltä kuvattaessa terävyysalue on hyvin pieni.
10. Määritä tavoiteltua laatutasoa vastaava resoluutio. Lue lisää: "Suositukset eri objektityyppien digitointiin" ja "Spatiaalinen resoluutio".
11. Digitoi siten, että sekä objekti näkyy kokonaisuudessaan.
12. Nimeä tiedosto mahdollisimman varhaisessa vaiheessa, jo silloin kun objekti on digitoitavana. Tallenna halutussa tiedostomuodossa, pakollisten teknisten metatietojen vaatimukset huomioiden. Lue lisää: Metatiedot.

Huomioitavaa, jos käytössä on vain tasoskanneri

• Jos skannerin oma ohjelmisto ei tarjoa tarpeeksi säätömahdollisuuksia, hanki monipuolisempi skannerin hallintaan kehitetty ohjelmisto. Vähintään skannerin automaattiasetukset (esim. terävöittäminen, sävyjen säätö) tulisi pystyä ohittamaan.
• Jos mahdollista, selvitä laitteen suurin mahdollinen natiiviresoluutio ja skannaa kyseisellä resoluutiolla ja tavoitellun laatutason resoluutiovaatimukset huomioiden. Skanneri ei saisi ohjelmallisesti muuttaa kuvatiedoston kokoa.
• Jos skanneriohjelmisto mahdollistaa, valitse kuvalle haluttu väriprofiili (esim. Adobe RGB).
• Skannaa TIFF-tiedostomuodossa.
• Pidä huolta skannerin lasien puhtaudesta.
• Asettele objekti skannerin lasille siten, että se jää irralleen lasin reunasta.
• Kiiltäviä pintaoriginaaleja skannatessa tarkista, että skannatessa ei muodostu Newtonin renkaita kahden kiiltävän pinnan (lasin ja aineiston) kohdatessa.
• Skannaa targetti ja analysoi sen tulos. Lue lisää: Targettien ja analysointiohjelmistojen käyttö. Tee tarvittavat muutokset, jos analyysitulos ei joltain osin ole tavoitellun laatutason mukainen.
• Tee koeskannaus ja arvioi tulos silmämääräisesti originaaliin verraten.

Seuraaviin, hieman yksityiskohtaisempiin esimerkkeihin sisältyvät laajemmin kaikki alaluvussa "Digitoinnin työnkulun askeleet" kuvatut vaiheet. Nämä esimerkit eivät ole varsinaisia suosituksia siitä, miten tulisi toimia, vaan ne kuvaavat kuvitteellisen organisaation tämän suosituksen mukaisesti tekemiä valintoja.

Esimerkki: Digitoidaan suuri määrä paperipohjaisia aineistoja

• Aineistojen valinta ja kunnon arviointi
  • Osa kokoelman aineistosta on jo digitoitu. Aiemmin digitoidut objektit tarkistetaan, ja henkilöstö päättää digitoitujen tiedostojen laadun perusteella, digitoidaanko ne uudelleen.
  • Konservaattori tai muu vastuuhenkilö tarkastaa, onko digitointi valitulla tekniikalla aineistolle turvallista.
  • Osa objekteista on suojattava uudelleen tai avattava taitoksistaan.
  • Ylisuuret objektit (joiden käsittelyyn tarvitaan vähintään kaksi henkilöä) tai erittäin vaurioitumiselle alttiit objektit (ohuelle paperille painetut kartat) saattavat vaatia erikoiskäsittelyä.
  • Objektien koot ja materiaalit vaihtelevat, mutta projekti on kokonaisuudessaan niin laaja, että päätetään digitoida kaikki aineistot samalla tavalla, resoluutiolla ja laitteella.

• Metatiedot
  • Kokoelman aineistojen lukumäärää ei tiedetä projektin alussa. Luetteloinnin ja digitoinnin aikana selviää objektien todellinen lukumäärä.
  • Luettelointi tehdään ennen digitointia. Luetteloinnin yhteydessä digitoitava objekti saa sen yksilöivän objektinumeron.
  • Aiemmin luetteloitujen objektien osalta tarkistetaan luettelointitiedot.
  • Tekniset metatiedot luodaan ja tallennetaan digitoinnin ja luetteloinnin yhteydessä.
  • Metatiedoissa huomioidaan oikeuksienhallinta (tekijänoikeudet ja tietosuoja).

• Digitoinnin suunnittelu
  • Henkilöstöresurssit ovat rajallisia ja digitointiprosessista vastaa yksi henkilö, joka sekä digitoi että tekee jälkikäsittelyn.
  • Useat objektit ovat erittäin heikkolaatuisia tai vahingoittumiselle alttiita. Vaikka lisäkädet olisivat niiden käsittelyssä hyödyksi, digitointi suoritetaan pääosin yksin.

• Digitoinnin valmistelu
  • Koska objektit digitoidaan samalla resoluutiolla, ne voidaan ryhmitellä aineistotyypin ja mahdollisesti myös koon mukaan. Esimerkki: aineistoon sisältyy useita ohuelle paperille painettuja objekteja, jotka tarvitsevat taustatuen digitoinnin aikana.
  • Muovikalvoilla tai lasilla suojattujen objektien digitointi edellyttää toimenpiteitä heijastuksien välttämiseksi. Nämä objektit digitoidaan omana ryhmänään.

• Digitointi
  • Määritetään sopiva spatiaalinen resoluutio.
  • Määritetään sopiva väriavaruus (Adobe RGB (1998)).
  • Digitoitavan objektin viereen sijoitetaan objektitason targetti, jonka avulla seurataan kunkin digitaalisen tallenteen väritarkkuutta ja muita laatuvaatimuksia. Objektitason targetti rajataan myöhemmin pois käyttötallenteesta.
  • Digitoidaan tarpeen vaatimassa tahdissa myös laitetason targetti, jolla mitataan laitteiston suorituskykyä ajan kuluessa. Testaustuloksia käytetään ICC-väriprofiilien luomiseen, terävöitys- ja resoluutioasetusten hienosäätöön sekä laatuvaihteluiden valvontaan.
  • Kuvat digitoidaan työpisteen tietokoneelle.
  • Objektit digitoidaan siten, että prosessi on mahdollisimman tehokas, esimerkiksi samankokoiset aineistot yhdessä erässä.
  • Monet esineet ovat muovikalvolla tai lasilla suojattuja. Ne kuvataan siten, että vältytään heijastuksilta.
  • Suuret objektit kuvataan tietyn sovitun ruudukkokuvion mukaisesti (kuudessa osassa). Osat säilytetään erillisinä tiedostoina sekä yhdistetään käyttötallenteeksi (stitching).
  • Tehdään raakatiedostoon oikaiseminen, rajaaminen, minimaalinen valotuksen säätö sekä hallittu, maltillinen terävöittäminen.
  • Digitoinnin yhteydessä digitaalinen tallenne saa sen yksilöivän tiedostonimen. Tiedostonimessä esitetään tarpeen mukaan myös tiedostojen väliset suhteet (esim. komposiittikuvien osat, jotka kuuluvat yhteen) tai tiedostojen looginen järjestys (esim. painotuotteiden sivut numerojärjestyksessä).

• Laadunhallinnan seuranta
  • Kaikki kuvat tarkastetaan esikatselukuvina ja 1:1 koossa digitaalisen aineistonhallinnan ohjelmistossa (Adobe Bridge) värikalibroiduilla näytöillä. Metatiedot verifioidaan.

• Arkistointi
  • Digitoitu alkuperäisaineisto sijoitetaan asianmukaisesti suojattuna arkistotiloihin.
  • Arkistotallenne/arkistotallenteet tallennetaan organisaation kokoelmahallintajärjestelmään.
  • Pysyvään säilytykseen valikoidut käyttötallenteet tallennetaan kokoelmahallintajärjestelmään.

• Julkaiseminen
  • Samasta kuvasta luodaan käyttötallenne verkkojulkaisukäyttöön.
  • Laadunhallinnan tavoitteet huomioidaan myös julkaisuvaiheessa.
  • Julkaisuvaiheessa huomioidaan tekijänoikeuksien ja tietosuojan asettamat rajoitukset.

Esimerkki: Digitoidaan erilaisia objektityyppejä sisältävä pieni aineistoerä

• Aineistojen valinta ja kunnon arviointi
  • Objektit on pyydetty digitoitavaksi, joten toimeksiannon vastaanottanut amanuenssi on tarkastanut ne etukäteen.
  • Objektit tarkastetaan yksitellen asianmukaisen resoluution ja laitteiston määrittämiseksi.
  • Objektien koko ja materiaali vaihtelevat, joten tarvitaan eri resoluutioita, valaistusasetuksia ja laitteita, jotta sekä yksityiskohdat että värit saadaan tallennettua tarkasti.
    • Esimerkki: kaiverrukset on digitoitava korkeammalla resoluutiolla moiré-ilmiön välttämiseksi.
    • Esimerkki: negatiivit ja muut läpivalaistavat aineistot digitoidaan joko reprokuvausalustaan liitetyn valopöydän tai sopivan skannerin avulla.
  • Samanlaiset aineistot lajitellaan koon mukaisiin ryhmiin ja digitoidaan yhdessä erässä.
  • Aineistoista laaditaan kuvauslista, jossa on kunkin objektin yksilölliset tiedot (esim. resoluutio, rajaus) ja tiedostojen nimeämisohje.

• Metatiedot
  • Objektit on luetteloitu etukäteen ennen digitointia.
  • Luetteloinnin yhteydessä digitoitava objekti saa sen yksilöivän objektinumeron.
  • Tekniset metatiedot luodaan ja tallennetaan digitoinnin ja luetteloinnin yhteydessä.
  • Metatiedoissa huomioidaan oikeuksienhallinta (tekijänoikeudet ja tietosuoja).

• Digitoinnin suunnittelu
  • Osa aineistosta on isokokoista ja vaatii avustajan objektien käsittelyyn.
  • Muiden aineistojen kohdalla yksi henkilö tekee digitoinnin, laadunarvioinnin, tiedostojen nimeämisen, jälkikäsittelyn, käyttötallenteiden valmistamisen ja julkaisemisen.

• Digitoinnin valmistelu
  • Kuvausluettelon objektit ryhmitellään.
    • Esimerkki: kaikki valokuvat, jotka on digitoitava 300 ppi:n resoluutiolla kootaan yhteen, ja kaikki kaiverrukset, jotka on digitoitava 600 ppi:n resoluutiolla kootaan yhteen.
    • Esimerkki: valokuvat, jotka ovat erittäin heijastavia ja tarvitsevat erityisiä valaistusjärjestelyjä heijastusten välttämiseksi kootaan yhteen.

• Digitointi
  • Jokaisen digitointi-istunnon aluksi (tai aina kun resoluutiota muutetaan) digitoidaan laitetason targetti, jolla mitataan digitointilaitteiston suorituskykyä. Testaustuloksia käytetään ICC-väriprofiilien luomiseen sekä terävöitys- ja resoluutioasetusten hienosäätöön.
  • Kuvat digitoidaan työpisteen tietokoneelle.
  • Toimeksiantojen välissä digitoija suorittaa muita tehtäviä, kuten metatietojen syöttöä tai jälkikäsittelyä.
  • Tehdään raakatiedostoon oikaiseminen, rajaaminen, minimaalinen valotuksen säätö sekä hallittu, maltillinen terävöittäminen.
  • Suuremmat kuin A3-kokoiset objektit kuvataan tietyn sovitun ruudukkokuvion mukaisesti (neljässä osassa). Osat säilytetään erillisinä tiedostoina sekä yhdistetään käyttötallenteeksi (stitching).
  • Digitoinnin yhteydessä digitaalinen tallenne saa sen yksilöivän tiedostonimen. Tiedostonimessä esitetään tarpeen mukaan myös tiedostojen väliset suhteet (esim. komposiittikuvien osat, jotka kuuluvat yhteen) tai tiedostojen looginen järjestys (esim. painotuotteiden sivut numerojärjestyksessä).
  • Kun aineiston käsittelyssä avustava henkilö on käytettävissä, digitoijan ei tarvitse huolehtia esimerkiksi aineistojen siirtelystä ja varsinainen digitointityö sujuu huomattavasti nopeammin.

• Laadunhallinnan seuranta
  • Digitoija tarkistaa digitoidut aineistot värikalibroidulla näytöllä, vakioiduissa olosuhteissa.
    • Tarkistetaan esimerkiksi pöly ja muut epäpuhtaudet, vinous, virheellinen rajaus ja vastaako kuva alkuperäisaineistoa.
    • Tavoitteena on esittää aineisto totuudenmukaisesti, ei parantaa sitä.

• Arkistointi
  • Digitoitu alkuperäisaineisto sijoitetaan asianmukaisesti suojattuna arkistotiloihin.
  • Arkistotallenne/arkistotallenteet tallennetaan organisaation kokoelmahallintajärjestelmään.
  • Pysyvään säilytykseen valikoidut käyttötallenteet tallennetaan kokoelmahallintajärjestelmään.

• Julkaiseminen
  • Samasta kuvasta luodaan käyttötallenne verkkojulkaisukäyttöön.
  • Laadunhallinta huomioidaan myös julkaisuvaiheessa.
  • Julkaisuvaiheessa huomioidaan tekijänoikeuksien ja tietosuojan asettamat rajoitukset.